Koffers gepakt: Kwintes reist naar de cloud
Kwintes gaat digitaal op reis. De route loopt van het oude Citrix naar een nieuw platform in de cloud. Hier vinden medewerkers alle benodigde apps en documenten op één plek. In 2021 is de reis goed voorbereid. In 2022 is het zaak om alle medewerkers aan boord te krijgen, met de juiste bagage.
Een nieuwe, digitale werkomgeving is voor Kwintes essentieel, maar de servers zijn verouderd. Dat vraagt om een nieuwe oplossing. We kiezen ervoor om afscheid te nemen van werkomgeving Citrix en te gaan werken vanuit de cloud. Een welkome verandering voor medewerkers, die steeds vaker tegen de grenzen van Citrix aanliepen. Met de cloud treffen ze een flexibeler, digitaal platform waar alle data bij elkaar staat en waar medewerkers altijd en overal kunnen inloggen. De reis naar de cloud maken we onder de naam Roadmap ICT.
Met soepele verbindingen naar je bestemming
‘Een cloud-platform heeft veel voordelen’, vertelt Niek Nass, teamleider I&A-Beheer en Support. ‘We gaan steeds meer werken met nieuwe technologie, zoals zorgrobots. Die moet verbonden worden met onze digitale werkomgeving, om data te koppelen. Met een werkomgeving als Citrix is dat erg ingewikkeld. De cloud daarentegen is ervoor gemaakt. Maar ook als ik onze medewerkers straks een extra ICT-dienst wil aanbieden, gaat dat makkelijk. Het is een kwestie van een paar vinkjes zetten en klaar. Hierdoor zijn we in staat om een ICT-behoefte van een medewerker snel te leveren.’
Makkelijk andere mensen ontmoeten
Ook voor communicatie gaat Kwintes de cloud in. De nieuwe digitale werkwijze zorgt intern voor efficiëntere samenwerking. ‘Vorig jaar zijn we gestart met Microsoft Teams, waarmee je makkelijk online belt en vergadert. Ook met grote groepen. Je kunt per team deelomgevingen aanmaken, waar je data en documenten opslaat,’ aldus Niek. ‘Daarnaast maakt Teams de samenwerking met mensen buiten Kwintes een stukje makkelijker. Als echte netwerkorganisatie delen we allerlei documenten en een gezamenlijke “agenda” met overheden en andere zorginstanties. Dat zorgt voor veel heen en weer gemail. In de cloud hoeft dat niet meer. Dan kun je mensen van buiten uitnodigen voor een specifieke Teams-omgeving, waar alles staat.’
Iedereen mee aan boord
Maar hoe zorg je ervoor dat je alle medewerkers meekrijgt? Dat niemand de boot mist? ‘Door eindgebruikers bij de implementatie te betrekken’, vertelt management secretaresse Louise de Blécourt. ‘Ik zit met een aantal collega’s in de adviesgroep voor dit ICT-project. We zijn een klankbord voor de projectgroep van Roadmap ICT en peilen in de organisatie waar mensen tegenaanlopen. Dat geven we in de driewekelijkse overleggen terug. Ik vind het erg leuk om zo actief mee te denken.’
Aankomen op bestemming
Elk team binnen Kwintes heeft een zogenaamde aandachtsfunctionaris. Die zorgt ervoor dat alle documenten straks meegaan naar de Teams-omgeving. En verzorgt daarnaast alle ‘reisinformatie’ voor zijn of haar team. Van digitale handleidingen en visuele instructiefilmpjes tot inloopsessies op het regiokantoor. ‘Het is belangrijk dat de nieuwe werkwijze begrijpelijk wordt uitgelegd’, vertelt Louise. ‘Niet iedereen is digitaal even vaardig. Bovendien leert de een graag zelfstandig, terwijl de ander zich liever via een klassikale bijeenkomst laat bijpraten. Daarom zetten we alle mogelijke middelen in, met in elk geval voor elk team een startsessie bij de aftrap.’
Uitpakken geblazen
Het streven is om komende zomer alle teams van Kwintes over te zetten naar de nieuwe werkwijze. Niek: ‘Als dat lukt én iedereen eind 2022 prettig en ongestoord op het nieuwe platform werkt, is onze digitale reis geslaagd. Daarna kunnen we gaan uitpakken. Er liggen namelijk veel mooie applicaties op ons te wachten. Die gaan het werken straks nóg makkelijker maken.’
Ook interessant
Kwintes trots op nieuw keurmerk Veiligheid in de Vrouwenopvang
Kwintes kleurt weer een stukje groener
