Méér dan een nieuw HR-systeem
Kwintes voerde in 2024 een nieuw systeem in voor de HR-dienstverlening: AFAS. Het oude systeem sloot niet langer aan bij onze bedrijfsvoering, waardoor medewerkers onnodig veel tijd kwijt waren aan administratieve werkzaamheden. Met AFAS is dat verleden tijd en richten we administratieve processen zo efficiënt mogelijk in.
De keuze voor AFAS is niet licht genomen, er ging een uitgebreide verkenning aan vooraf. Zo sprak HR collega’s over hun ervaringen, wensen en behoeften. De zoektocht startte HR met duidelijke selectiecriteria. Het systeem moest gebruiksvriendelijk en betaalbaar zijn en de techniek toekomstbestendig. Daarnaast keken we naar koppelmogelijkheden, service en ervaring met zorgorganisaties. Het Nederlandse softwarebedrijf AFAS bleek de beste match op álle onderdelen. ‘Ze ondersteunen organisaties bij bijna álle bedrijfsprocessen’, vertelt Jeroen van der Wal, projectmanager Implementatie en Optimalisatie AFAS. ‘Van financiën tot voorraadbeheer.’
Stap voor stap naar livegang
In 2024 werkten de afdelingen HR, Finance en I&A intensief aan de implementatie van AFAS. Ze richten het systeem samen in met de deelprojecten: processen, conversie (data uit het oude systeem overzetten naar het nieuwe systeem) en koppelingen. Met succes, blikt Jeroen terug. ‘Dankzij die samenwerking sluit AFAS nu goed aan op onze andere systemen, zoals het planningssysteem en het cliëntinformatiesysteem.’
Sinds 2025 is AFAS officieel in gebruik. Door de uitvoerige voorbereiding verliep deze grote overstap opvallend soepel, vertelt Britt Maas, HR-expert bij Kwintes. ‘We hadden draaiboeken klaarliggen en werkten samen met implementatiepartners – externe partijen die gespecialiseerd zijn in het inrichten van AFAS.’
Communicatie met een uitroepteken
Flyers, intranetberichten, inloopsessies, en een klein presentje met een aankondiging – we pakten flink uit om iedereen goed mee te nemen in de komst van AFAS. Ook richtten we een klankbordgroep op. Jeroen: ‘Om de paar maanden komt deze groep samen. Ze geven waardevolle feedback over wat werkt en wat beter kan. Die signalen nemen we serieus: we gebruiken ze om processen aan te scherpen en de inrichting van AFAS verder te verbeteren.’
Meer overzicht, meer rust
De eerste reacties op AFAS zijn positief, ziet Britt. ‘Dit systeem maakt het werk makkelijker voor álle collega’s – van leidinggevenden tot zorgmedewerkers. Het grote voordeel is dat het intuïtief werkt en je al je HR-zaken op één plek kunt regelen en inzien. In de app heb je veel informatie en functies bij elkaar. Je kunt nu in tien seconden een declaratie indienen, dat is echt een wereld van verschil met voorheen.’ Volgens Jeroen zorgt de werkwijze voor minder fouten en meer rust in het werkproces. ‘En als er iets toch niet goed gaat, kunnen we veel sneller achterhalen waar het misging.’
Verder bouwen
Met AFAS heeft Kwintes nu een systeem dat de zorg goed ondersteunt – nu en in de toekomst. En wat begon als een HR-traject, bracht meer dan alleen een nieuw systeem. ‘De samenwerking tussen afdelingen is echt gegroeid’, zegt Jeroen. ‘We overleggen meer gezamenlijk, zodat er bij processen meer aandacht is voor de keten. Daar profiteert de hele organisatie van.’ De implementatie van AFAS is nog niet helemaal rond, maar de basis staat stevig. Britt: ‘We hebben het geflikt, nu kunnen we verder bouwen. Er liggen nog mooie plannen klaar: van handige instructievideo’s tot slimmere processen.’ Ook Jennifer van Valkenhoef, directeur HR, kijkt met trots terug op een succesvol project en kijkt samen met het projectteam uit naar het vervolg. ‘Alles om het werk van de medewerkers écht makkelijker te maken.’
Meer over verbinden in 2024
Kwintes klaar voor de toekomst: de oplossingen samen maken het verschil
Méér dan een nieuw HR-systeem
