Versterken van de lijnorganisatie op komst: meer focus op zorg
Tijdig efficiënte zorg verlenen, óók aan cliënten die vanuit de Wlz complexere zorg nodig hebben. Daar maakt Kwintes zich sterk voor. In 2021 startten we daarom met het anders organiseren van de taken van de zorgteams en een wervingstraject voor tien extra zorgmanagers. Hierdoor krijgen managers meer tijd en ruimte om zorgprofessionals te ondersteunen bij hun hoofdtaak: zorgen voor cliënten.
In 2021 startte Kwintes een aantal grote projecten om de kwaliteit van zorg te verbeteren, waaronder Versterken van de lijnorganisatie. ‘De zorgmanager heeft momenteel te veel op zijn bordje om zorgprofessionals te kunnen ondersteunen’, vertelt Hanneke Toebes, directeur Zorg. ‘Door meer zorgmanagers in te zetten, kunnen we het takenpakket verkleinen. Hierdoor ontstaat meer ruimte voor het zorgproces en voor het faciliteren van de teams. De zorgmedewerker doet waar hij goed in is en waar hij de meeste energie van krijgt: goede zorg leveren aan cliënten. De manager faciliteert hem of haar op daarbij. Daardoor wordt de kwaliteit beter en het werkplezier groter.’
Meer focus op zorg
‘Op dit moment functioneren zorgteams nog deels zelfstandig, vertelt Peter Boon, directeur Zorg. ‘Zorgmanagers zijn verantwoordelijk voor meerdere teams en daardoor gaat nu veel tijd naar afgeleide taken, zoals werving en verzuim. En dat maakt het lastig om zorgmedewerkers echt goed te faciliteren bij hun werk. Hoe gaat het? Wat kan beter? En wat is daarvoor nodig? Dat zijn belangrijke vragen. Daar kunnen zorgmanager en zorgprofessional zich straks samen beter over buigen als personeelsplanners in de regio taken als roosteren, verzuimadministratie en de coördinatie van de flexpool hebben overgenomen. Ook facilitaire zaken worden uit het takenpakket van de zorgmanager gehaald. Zo ontstaat er in de teams lucht en ruimte voor de cliëntenzorg.’
Eigen talent voorop
De voorbereidingen voor het project startten in het voorjaar van 2021. ‘Nieuwe managers werven is de eerste stap’, vertelt Peter. ‘We zijn op zoek naar tien extra zorgmanagers en een manager voor budgetbeheer en trajectbegeleiding. Dat doen we eerst intern, want we willen talent binnen Kwintes een kans geven. Goede kandidaten zijn bijvoorbeeld de projectleiders die de zorgmanagers eerder ondersteunden bij hun taken.’ Hanneke vult aan: ‘Vaak zijn dat mensen met een achtergrond in de hulpverlening. Zij hebben veel kennis van onze zorg. Om hen ook kennis over bedrijfsvoering en leiderschap mee te geven, ontwikkelen we een management development-programma. Zorgmanagers denken zelf mee over de inhoud van dit programma. Wat hebben zij nodig om hun werk goed te kunnen doen? Welke kennis ontbreekt er nog en over welke onderwerpen willen ze meer weten? We vinden het belangrijk om te investeren in onze zorgmanagers. Dat komt niet alleen ten goede aan de kwaliteit van hun leiderschap, maar heeft ook direct invloed op de teams en de zorg voor cliënten.’
Alle neuzen dezelfde kant op
De Ondernemingsraad (OR) adviseert over het project en doet dat in fases. Het traject voor het versterken van het lijnmanagement startte in 2021. ‘We zijn er in een vroeg stadium bij betrokken’, vertelt OR-lid Jeltsje de Vries. Ze werkt als persoonlijk begeleider bij Kwintes. ‘Via klankbord- en projectgroepen hoorden we hoe medewerkers aankijken tegen de plannen. Eerder ondersteunde bijvoorbeeld de projectleider de zorgmanager continu bij zijn taken. Dat is na het versterken van de lijnorganisatie niet meer nodig. Daarmee verandert dus de rol van projectleiders. Niet elke projectleider is even enthousiast over het leiden van kortdurende projecten. Ons advies aan het MT was dan ook: communiceer duidelijk over de plannen, neem medewerkers daarin mee en laat zien welke mogelijkheden er zijn voor mensen in de nieuwe situatie.’
Stap voor stap veranderen
Het project is afgerond wanneer de zorgmanagers opgeleid en aan de slag zijn, en de taken die niet direct met zorg te maken hebben waar mogelijk elders in de organisatie zijn belegd. ‘We zorgen dan ook dat de teams precies weten wat hun taken en verantwoordelijkheden zijn’, zegt Peter. ‘We maken taken en verantwoordelijkheden helder en zorgen dat ze goed vindbaar zijn met onze intranettool Kompas goede zorg.’
Het tempo van het project is afhankelijk van hoe succesvol de werving is en hoe snel de niet-directe zorgtaken anders belegd kunnen worden. ‘We verbouwen terwijl de winkel openblijft’, vult Hanneke aan. Dat geldt ook voor de OR die de komende tijd blijft adviseren. OR-lid Madeleine van Leer, coördinerend begeleider bij Kwintes: ‘Het is een complex project, waarbij de hele OR betrokken is. Samen met de Standaard in vakmanschap en de nieuwe methodiek SRH is het voor ons een flinke opgave. Maar we zijn enthousiast over wat het onze organisatie gaat brengen. We zetten daarom graag de schouders eronder.’
Ook interessant
Sterk door Werk
Zo zorgen RIBW’s samen voor meer e-health op de werkvloer
