Zo maakt Kwintes woonruimtes sneller beschikbaar
Bij Kwintes willen we cliënten zo vlug mogelijk een passende woonplek bieden. Toch staan vrijgekomen woningen in de praktijk soms onnodig lang leeg. Om in- en uitstroom zo naadloos mogelijk te laten aansluiten, startten we het project Optimalisatie Leegstand. In samenwerking met Adviesbureau gzicht digitaliseerden we ons interne werkproces en maakten we het efficiënter.
‘Door de woningschaarste staan cliënten op een wachtlijst voor een woonplek. Om te zorgen dat zij snel een huis krijgen, is het essentieel dat vrijgekomen woonruimtes bij Kwintes snel woonklaar worden gemaakt voor de volgende cliënt’, vertelt zorgdirecteur Hanneke Toebes-Harbers. ‘Daarnaast speelt ook het financiële aspect een rol: leegstand van woningen betekent minder inkomsten voor Kwintes. Om cliënten sneller te laten doorstromen, moesten we ons interne werkproces efficiënter inrichten, mede door het te digitaliseren.’ Op initiatief van Hanneke startte hiervoor een professionaliseringtraject, onder leiding van gzicht, een adviesbureau voor de zorg en overheid.
In één oogopslag leegstand in beeld
Het eerste dat opviel waren de regionale verschillen in werkwijze rondom in- en uitstroom van cliënten. ‘Het was dus belangrijk dat er één uniform werkproces kwam’, vertelt projectleider Lisette Schot van gzicht. ‘Om die integrale aanpak te versimpelen is er een online dashboard gemaakt, waarin alle regio’s nu zicht hebben op de bezettingsgraad van woningen. Voorheen was dit inzicht er niet, en regelden zorgbemiddelaars veel via vaste overlegmomenten. Dankzij het dashboard voorkomen we fouten en zorgen we voor een betere doorstroom. De zorgbemiddelaars en -managers waarderen het dashboard enorm.’
Alle neuzen dezelfde kant op
‘Ook zagen we dat collega’s soms andere definities hanteren voor belangrijke termen, zoals uitstroomdatum, bezet of verhuurd’, vertelt Suzanne Venema, adviseur bedrijfsvoering voor Kwintes. ‘Is een woning al ‘verhuurd’ als bepaalde contractafspraken nog niet zwart op wit staan? Door daar duidelijke afspraken over te maken en een begrippenlijst op te stellen, spreken we nu allemaal dezelfde taal.’
‘Het mooie aan dit project is dat alle betrokkenen bij dit thema meewerkten: collega’s uit verschillende regio’s, afdelingen en functies kwamen samen in werksessies om zaken gelijk te trekken. Zoals taken en verantwoordelijkheden: wat doet de zorgmanager precies en wat de zorgbemiddelaar? En hoeveel tijd hebben ze daarvoor? De werksessies zorgden er niet alleen voor dat alle neuzen nu dezelfde kant op staan, maar ook dat de onderlinge samenwerking prettiger is. Een fijne bijvangst!’
Eerder een seintje geven
Misschien wel de belangrijkste verandering in het hele proces: vroegtijdig de verwachte uitstroomdatum van een cliënt melden. ‘Voorheen ging het daar mis. Collega’s van Wonen en Onderhoud kregen soms pas een seintje als de cliënt al bijna was vertrokken’, gaat Suzanne door. ‘Een woning stond dan leeg tot alles voor de volgende bewoner was geregeld. Er is namelijk altijd wel een likje verf nodig, of een nieuwe keuken. En het duurt vaak wel even voordat die geleverd is.’
Nu start het hele proces al zodra een persoonlijk begeleider een melding maakt wanneer een cliënt verwacht te verhuizen. De zorgbemiddelaar gaat dan meteen aan de slag om een nieuwe bewoner te regelen. De afdeling Onderhoud knapt ondertussen de woning op en bestelt nieuwe huisraad. ‘De verwachte uitstroomdatum fungeert dus als trigger voor het hele proces. Met deze relatief kleine maatregel winnen we nu veel kostbare tijd.’
Een gezamenlijke aanpak die werkt
‘De nieuwe werkwijze is een mooie stap in de verdere professionalisering van Kwintes’, zegt zorgdirecteur Hanneke. ‘Het verstevigt de samenwerking tussen alle afdelingen en regio’s en daarmee onze zorg voor cliënten.’ Kwintes blijft de effecten van het proces monitoren: hoeveel sneller vinden cliënten een woonplek binnen de organisatie? Maar eerst moet de nieuwe aanpak landen in de organisatie. ‘Niet alle woonlocaties hebben namelijk al gewerkt met het dashboard, simpelweg omdat er nog geen uitstroom was op hun locatie. Op sommige locaties wonen cliënten nou eenmaal heel lang op één plek.’
‘Gelukkig is het draagvlak voor de nieuwe aanpak onder collega’s groot’, aldus Suzanne. ‘Dankzij de werksessies én de sterke samenwerking tussen al die verschillende afdelingen en regio’s, is dit project zo geslaagd. Als we op deze manier blijven samenwerken, krijgen cliënten sneller een passend onderkomen bij Kwintes.’
Meer over vakkundig in 2024
Meetbaar verbeteren: hoe ROPI bijdraagt aan herstelondersteunende zorg
Zo maakt Kwintes woonruimtes sneller beschikbaar
